Ik ben nu enkele maanden voltijds aan de slag als Freelance Virtual Assistant en ik schrik er regelmatig van hoeveel bedrijven er Excel gebruiken om facturen te maken.
Niet dat ik iets heb tegen Excel, integendeel. Het is een fantastische tool die op heel veel vlakken haar meerwaarde al bewezen heeft maar om er nu facturen mee te maken, daar ben ik niet zo'n voorstander van.
Waarom niet? Dat leg ik hier even kort uit:
Vermijd vergissingen! Vergis je niet: het toevoegen van rijen om extra factuurlijnen toe te voegen, kan al gauw resulteren in foute totaalberekeningen. Vergeet ook niet telkens de datum, het factuurnummer, de vervaldatum, de juiste BTW tarieven... aan te passen. Akkoord, je kan met enige Exel-vaardigheid in de vingers, hier en daar wel een automatische mouw aan passen, maar voorzichtigheid blijft geboden.
Lay-out Je hebt met alle bovenstaande factoren rekening gehouden en nu is het tijd om je factuur aan de klant te bezorgen. Afdrukken als PDF dan maar? Let wel op dat de lay-out nog past want ja, een lange factuur moet misschien op 2 pagina's komen (en daar ben je misschien niet op voorzien, met nog wat extra manueel gepruts tot gevolg). Nu nog zorgen dat de PDF ook een correcte benaming krijgt, bij voorkeur het factuurnummer.
Verzenden De factuur geklasseerd in een map op je pc of ergens in de Cloud? Dan nu even doorsturen naar je klant. Ah ja, dan ga je dus naar je mailbox, zoekt het juiste e-mail adres, vult het onderwerp in, maakt de tekst op (hier kan je ook met sjablonen werken om het iets te vereenvoudigen) en verzendt de factuur.
Betaald? Heeft je klant betaald? Mooi zo! Nu ergens aanduiden dat de factuur betaald is. Misschien sleep je ze in een andere map 'betaalde facturen' of misschien hou je (omdat je er toch zo'n fan van bent) nog een extra Excel-bestand bij met een overzicht van de facturen en of deze al dan niet betaald zijn? Top! Alles netjes geklasseerd en op te volgen tot je... ja, per ongeluk een factuur aanduidt als betaald? En wat met de betalingsherinneringen? Als je klant een week na de vervaldatum nog niet betaald heeft, wat doe je dan? Opnieuw een mail sturen of het nog wat laten liggen tot je tijd hebt om een herinnering te sturen?
Werk jij nog op deze manier? Dan is het dringend tijd voor verandering!
Hoe kan het dan wel?
Er bestaan heel wat (online) tools die het grootste deel van bovenstaande taken uit handen nemen en zelfs nog meer te bieden hebben want ook je aankoopfacturen moet je opvolgen, niet?
Een systeem als Billit is bijvoorbeeld heel intuïtief: facturen maken en verzenden met 1 klik. De betaling wordt opgevolgd en automatisch afgepunt. Betaalt je klant niet op tijd? Dan krijgt deze automatisch een herinnering. In 1 oogopslag zie je ook wat je omzet is. Aankoopfacturen, bonnetjes..., kan je inscannen met een app, mailen naar jouw uniek mail adres of slepen naar jouw Billit-omgeving. Zo kan je deze netjes opvolgen, betalen en hou je op elk moment het overzicht van jouw cashflow.
Ook CoManage biedt een heel gebruiksvriendelijke software. Deze is uitermate geschikt voor aannemers. Met de opties tijdsregistraties en het managen van projecten houd je alles heel overzichtelijk, waar je ook bent!
Hulp nodig?
Wil je samen bekijken wat voor jouw bedrijf de beste keuze is? Boek dan nu een vrijblijvende afspraak in om jouw noden in kaart te brengen!
Comments